OKR做最重要的事 — 書摘整理

千萬別看了OKR就直接應用在團隊!

如果你已經知道OKR的概念，或已經在執行OKR的方法，可以直接看OKR的相關細節及誤區，再次回顧團隊、公司的OKR執行細節是否已經偏離，或是再次檢視自己團隊是否真的適用OKR的方法。

索引/整理架構

OKR

OKR是什麼?

OKR的重點

OKR四大要素

CFR

OKR的燃料 — CFR

CFR如何執行?

OKR相關細節與誤區

OKR執行細節和案例

OKR常見誤用

總結

總結

OKR是什麼?

OKR全名Objectives and Key Results，意思為「目標及關鍵結果」。以目標作為最重要核心，關鍵結果作為支撐其目標的細節執行項目。

利用OKR找出並且執行「最重要的事情」。

OKR起源

OKR之父 — 安迪·葛洛夫，當初為了intel在微處理器這塊領域上贏過motorola，發明出的OKR方法，為了就是訂下目標(搶攻市場)並且訂定各種技術執行細節(寫出5個基準程式、通過測試…等)，以這種方式取代intel原本像是「黑箱」的MBO(Managed by Objectives)方法。

跟KPI(Key Performance Indicator)差在哪?

• KPI通常只在意你的「成果」:
  一般企業行之有年、最常用的即是KPI的評分方法，因為此方法最直覺且最容易評斷員工的成效，但是也是近年來發現比較容易流於「只看成果」的一種方法。以程式而言，今天如果KPI在於寫出「幾個程式」，那麼員工可能只在乎他寫的程式數量是否達標，而不在乎品質，更重要的是不清楚「為何而做」。
• OKR不只在意成果，更重要的是最對的事(關鍵結果):
  今天OKR必須先從目標開始決定，而且該目標是要讓人足以信服的，再由該目標來決定關鍵結果需要做哪些項目，如此一來員工更知道工作的目的，而且做事的方向才會正確。

OKR的重點

OKR怎麼用

OKR標準格式有兩大要素:

• Objectives目標:
  此OKR需要達到的目標。
  例如，作為「行銷」，這季的業績需要上升10%，以贏過競爭對手的營業額。
• Key Results 關鍵結果:
  達成這個目標所需要實現的結果。
  例如，為了達成業績上升10%，行銷認為需要實現像是增加網路廣告的投放、電子報的流量優化…等。

OKR如何使用?

• 作為主管評核的標準之一:
  OKR可以取代KPI，做為主管評核員工的重要關鍵之一，因為該員工的OKR通常自己也會參與訂定，因此比起以往的績效制度更加有其合理性和動力。
• 在專案開始前/週期(季度、年度…)計畫的檢視:
  在啟動專案之前，也可以設定該專案相關的OKR，例如該產品的目標功能(RD角色)、產品通路目標(行銷、PM...)，來根據定好的OKR做努力，用來補足一般專案管理軟體的不足(JIRA…等)。
• 以個人為單位，一人通常「不超過5個」OKR:
  OKR是以個人為單位的，如此一來「職責和關鍵結果才會」夠明確，雖然也會有「團隊的」OKR，但是團隊中每個角色必須設定自己的OKR，並且再給團隊leader檢查是否符合該團隊的OKR，如此一來團隊中每個人的OKR明確後才有辦法確實達到目標。
• 公開透明，大幅減少代溝:
  OKR盡量「公開」給團隊(甚至是整個公司)內的所有人員，讓所有人員「知道各自的OKR」，如此一來能夠更加體會到自己是團隊內的一份子，而且能夠大幅減少團隊間的目標代溝。

OKR評斷標準及檢視 — 紅黃綠燈

我們設定好了OKR，當然也需「打分數」，每項關鍵結果以0~1分來打分數，並且以紅黃綠的顏色做為標記的結果。評斷方式包含客觀(像是數字的目標是否達到)和主觀的評價(該結果自己是否滿意)，而且不是每個關鍵結果一定都是必須要綠燈的等級，這方面在理想型的OKR部分會再提及。

• 紅燈(0~0.3)
• 黃燈(0.4~0.6)
• 綠燈(0.7~1)

不只分數，執行OKR的當下，需要隨時檢視以下4點。
OKR並不是一旦決定了就無法改變，而是要隨時根據外部內在環境來調整。

• 繼續:
  此OKR是否該繼續下去，還是要做其他的更動?
• 更新:
  這項目標或是關鍵結果是否已經隨時間而不再符合時宜，必須要更新該目標或結果?
• 啟動:
  哪些設定好的OKR可以開始啟動了?
• 終止:
  此OKR是否已經完成，或是已經不值得再繼續下去，該結束哪些OKR了?

OKR類型

OKR主要有兩種類型，一個是理想型(Big，Hairy，Audacious Goal)，另一個是常見的目標型。

• 理想型(BHAG):
  指的是那些如同理想般的OKR，例如今年業績目標是去年的「5倍」，像這類困難、遠大且艱辛的目標。
  通常此種的OKR是為了激勵公司團隊的動機，設定一個看似不可能的目標，並設定各項很難達成的關鍵結果，並且此類型的OKR「不行」強迫各項都是綠燈(除非你想累死員工)，因為這類的OKR大多都不會是「綠燈」的分數，但是你即便只有0.6的黃燈，也是大幅超出原本的預期，這就是理想型OKR的用途。
• 目標型:
  要與理想型的OKR明確區隔，設定明確且「踏實」的目標，並以關鍵結果都是綠燈為主，如此一來每個人的OKR才會設定的恰如其分，有點難又不會太難的程度，OKR才能發揮其用途。

OKR四大「超能力」

#1 專注投入優先要務

時間花在最重要、最緊急的目標上，以精簡的OKR為原則。

• 用OKR定清楚目標，不是隨便為訂而訂:
  目標並不是有個目標就行，而是要思考對於目前的公司、團隊而言，哪些目標才是最重要、最有急迫性的，否則只會流於「完成」目標。
• 每個週期的OKR大約3~5個:
  為了讓團隊成員專注於自己的OKR，因此數量最好不要太多，否則不管是工作量會太大，且數量一多容易不知道哪些才是最優先的，也會削弱成員的意志力和熱情，因此OKR的數量和質量上都必須控管好。
• 關鍵結果(Key Results)不超過5個:
  如同上一點所提，關鍵結果一旦太多，那麼可能流於像是「待辦清單」一樣的雜項化，結果的「關鍵性」大幅降低，因此關鍵結果必須是足夠關鍵，且盡量是量化(例如招聘10人、跑20家的通路...等)的結果。

#2 契合與連結(團隊合作)

由上而下的OKR傳達，並同時配合著由下而上的發起(大約一半的比例)，以此一來一往調整OKR的設定，進而增強團隊間的連結，促進團隊的合作。

• 由上而下的傳達:
  一般的OKR如前面所提，通常是由公司高層、團隊主管、小組領導…等，由上而下一層一層傳達下來，直到每個人的OKR都被確實設定清楚。
  此方法的好處是目標相當明確，比較能確保組織內的每個人是與更高層的OKR有相關，然而缺點是員工可能會「沒有參與感」，因為OKR大致都已經定好了，我只要聽你的話照做就行。
• 鼓勵由下而上的發起:
  透過由下而上的OKR發起，能讓員工思考自己的OKR該如何設定，怎麼樣可以達到這個週期的目標，又能做到自己想達成的。此種方法解決由上而下的缺點，同時增強員工對於該團隊、專案的參與感。

#3 追蹤當責

公開評斷OKR的執行結果，知道每個人所負責任的結果。

• 評分的好處:
  可以藉由上面提過的OKR評斷標準及檢視，來「自我」和「客觀」的評價員工自己的OKR執行結果，如此一來才知道你是否是對該OKR負責，是否勝任該職位…等。
• 減少「金錢的掛鉤」:
  並且檢核OKR時，減少像是獎金、加薪…等的金錢上的外在獎勵(可以以季度或是其他時間再做獎勵)，否則OKR的動機容易只流於表層。
• 總結與反省:
  透過自評的機制，以及客觀的分數制，在每一個OKR結束時都記錄下該OKR的執行總結，回顧那些需要改進，哪些是不可抗力因素，哪些是可以作為經驗傳承…等，這是整個OKR中不可或缺的「反省」，唯有回首過去邁向未來，才會讓OKR的執行越來越順利。

#4 激發潛能(理想型OKR)

• 推銷你的紅燈:
  基於理想型OKR的任務大多難以完成，關鍵結果的評分常常都只有紅燈，不過我們可以在會議或是討論時，推銷你自己的紅燈，互相比較說哪些才是對於現在這整個團隊最重要的，是值得集結眾人之力花時間去執行的，讓整個團隊更有機會做到一般任務型無法達成的「火箭型任務」。
• 即便只達成7成也行:
  前面也提過理想型OKR的特色，即便關鍵任務只有黃燈、紅燈也「不代表失敗」，此種OKR重點在於考驗員工、團隊的極限所在，知道自己的能力天花板在哪裡，並嘗試突破他，而即便完全突破不了，你這次的OKR也會因此走出舒適圈，學到以往沒觸及過的經驗，就結果而言「仍然是成功的」。

OKR的燃料 — CFR

CFR又是什麼?

Conversation, Feedback and Recongnition
中文為溝通、回饋以及認同。
是在OKR執行途中用來「持續」關懷追蹤員工進度的一種方法。

與OKR差別在哪?

• OKR — 汽車
  作為一個週期的長遠目標與關鍵結果，就像是目前專案的「汽車」，我們透過OKR這輛車到達終點。
• CFR — 汽車燃料
  作為OKR這輛「汽車」的燃料，在OKR執行的過程中，我們需要「持續地」配合CFR的執行，才能順利將OKR這台車推向終點。

為何需要CFR?

• 補足OKR的不足:
  因為OKR就如上面所提，我們通常在專案、季度的一開始就已經討論好了，但是每天、每週的執行上，外在內部的變化，這些都是我們無法完全預測的，因此需要透過CFR的方式，填滿OKR內部的「空白」。
• 建立溝通與信任:
  OKR一般只能建立起「單向」的連結，即便OKR是透明公開，主管和你就是看著OKR而已，然而加上CFR的持續來往、溝通及反饋，能讓整個OKR更加順利，及早知道障礙所在，並且最重要的是，建立起主管與員工之間的信任。
• OKR更彈性:
  以CFR的方式得知OKR的執行成效、進度，作為一個持續的回饋(Feedback)來隨時調整不合宜的OKR，讓我們的OKR不僅僅只是死板的「目標」而已，而是彈性靈活且隨時「進化」的OKR。
• 補充「正能量」:
  OKR並配合CFR來關懷員工，尤其在「理想型」的OKR中特別重要，因為每一樣關鍵結果可能都無法達到(甚至是失敗)，心情想必也會很。這時候非常需要主管、領導的主動關懷(因為工程師通常都比較被動)，以CFR的方式來鼓勵，讓OKR能如期完成一定的進度，不必完美達成也行。

CFR如何執行?

CFR三大要素：對話、回饋以及認同

對話

主管對話的5大要點:

1. 設定目標及反省:
配合OKR設定近期、員工的個人目標，並且關鍵結果的完結時引導部屬做出該結果的反省。

2. 了解最新進度:
CFR最重要的回饋之一，得知部屬的進度和近況，是否能夠如期完成OKR，該如何協助。

3. 互相指導:
主管引導部屬，部屬回饋感受、進度

4. 事業發展:
透過對話引導員工對於未來發展的想法

5. 輕量績效考核:
雖說OKR是不與外在績效掛勾，但是透過頻繁的CFR與員工的日常觀察，可以依此得知更準確的部屬績效，作為更準確的日常檢核，比起以往單純的KPI更準確。

回饋

不是紙上的文字而已，面對面直接且快速的回饋，掌握進度與聆聽感受。

認同

並不是透過外在獎勵(加薪、獎金...)就能讓員工滿意，人類最需要的是被「認同」，用CFR鼓勵、正面認同員工的努力。

OKR執行細節和案例

書中公司的OKR經典範例

• Google:
  Youtube: 遠大的「每日10億觀看次數」目標(理想型OKR)
  Chrome: 搶占瀏覽器市場(一般型OKR)
• Lumeris
  徹底換掉公司人資，從頭開始導入OKR
  公開透明但不評斷(OKR的透明公開特色)
• ONE反貧組織
  透過OKR找到目標(OKR的專注投入)
  用OKR展現公益的熱情而不是說嘴(OKR的關鍵結果)
  OKR作為思考框架

執行細節

• OKR典型週期
  一般週期會以年度、季度為主，年度可以是作為最長期的OKR，接著細分成季度的OKR，但還是依各團隊的規劃為主，彈性規劃不同的週期。
• OKR季度中的規劃:

公司最高層發想 -> 主管團隊OKR -> 員工個人OKR -> 執行OKR、用CFR追蹤 -> OKR結案並總結反省

季度前期: 公司最高層、主管團隊，做整個公司層級的規劃和發想。
中期: 從團隊到個人的OKR設定
晚期: 執行並追蹤、公開OKR的進度，在OKR的最後打分數，並總結和反思。

• OKR編寫細節

what(目標)
1. 目標必須顯而易見，客觀上的可執行，而且最好是有「上進心」的目標(這方面滿抽象的)。

how(關鍵結果)
1. 必須描述「結果」，而非活動，像是招收到20個學生，而不是招收學生。
2. 必須擁有可以證明完成的「證據」，才有辦法客觀的打分數和總結該OKR。

OKR常見誤用

理想型和目標型混淆不清

尤其是把決定型(目標型)誤以為是理想型，那麼原本該是0.8, 0.9分的任務，你卻以為只要0.6, 0.7就好，那麼該OKR的品質可能會比預期更低，反而沒有達到預計的成效。

關鍵結果(KR)不夠清楚、數量不足

• 關鍵結果的量化不夠清楚，如同前面所提到的，該關鍵結果可能會因此難以評分，而且對於目標的達成沒有幫助。
• 數量不足:
  所有的關鍵結果加起來也不足以完成目標，這時候必須反覆修改(或是找主管或領導尋求協助)，增添、修改到讓所有的關鍵結果是足以支援達成目標的。

目標過於「一般化」、沒人care的OKR

只針對「現有業務」去思考該達成什麼目標，然而這樣的OKR並沒有任何幫助。我們需要的是從團隊成長、基於顧客…等，「想像」願景並設立有發展性的目標，這樣才會讓OKR派上最大的用場，以期讓整個團隊、公司都有顯著進步!

總結

別一頭熱就想立刻改革團隊

書中也提到各個公司的OKR導入，很多都是在團隊內部先實驗，再決定是否大規模實施，這樣才不會一下子引起過多的反彈和不適，而且不見得所有的公司都適合使用OKR的方式管理團隊。

OKR只是工具

OKR僅是工具，我們要使用工具而不是被限制住，不必要按照書中或文章內的範例，只要遵守其核心法則，靈活運用和變化成各團隊適用的方法，並透過OKR來培養起「公開透明」、「目標與結果導向」的文化，會是更重要的。

CFR更重要

個人認為CFR比起OKR更加重要，因為CFR才是作為OKR中的隨時反饋、意見來源，而且CFR的培養比起OKR更加難養成，會與整個組織、團隊的一般管理習慣(像是KPI)不同，改採用溝通、互動的方式來輕量地稽核部屬，因此不僅部屬可以透過CFR更快地成長，主管也能清楚地知道團隊中每位成員的能力，讓整個團隊合作更加順利!